【跨產業 】讓生活因活動而生動:活動通教你如何辦出好活動

活動,是人與人之間交流的橋樑,也是許多朋友、同學、同事、甚至家人之間相遇的起點。細數過去短短三年之間,各式各樣的精彩活動開始透過網路作為宣傳管道,生活也因此更豐富了起來。

自稱自己也是位不折不扣的活動咖,這次我們邀請到的講師黃柏翰,過去曾主導超過50家企業的社群行銷活動過去專為社群行銷,現為活動通行銷營運推廣經理,除了帶我們一窺時下最夯的活動的精彩之處外,也將帶領我們一窺一個影響力重大的活動是如何誕生的。

 

 

活動通

 

 

見證上萬筆活動的誕生: 活動通 

2011年平台正式營運的 活動通 ,不只跨足兩岸市場(對岸的活動則由同一平台開發出的:活動行負責維護。)不管是設計類的體驗工作坊、公家機關的研討會或是說明會、還是大小公司都非常注重的產品發表會、甚至是時下流行的路跑活動、野餐、天地人跨產業沙龍,在活動通上應有盡有。各式各樣的活動,可以創造各式各樣不同的經驗與美好的回憶:黃柏翰私下透漏,他目前最喜歡的,就是和TLC旅遊時尚頻盪一起協辦的TLC野餐日。對他而言,透過活動的交流,讓大家可以從低頭的習慣之中,滑進活動通網站找活動、點下參加,抬起頭走進實體活動,和大家互動交流,一起共創更多美好有趣的時光,是這份工作帶給他最大的意義。活動通LOGO上的那一扇門,象徵的就是線上與現下的完美窗口。(推薦課程:顧客旅程地圖—服務設計培訓 系列課程(工具方法、服務流程、國際案例解析))

 

 

「就像是多拉A夢的任意門一樣,可以帶領大家走進更好玩的世界,創造更多有趣回憶!」

 

 

如何舉辦一場活動?

一個活動最重要的,可以分為兩個步驟:企劃與執行。等活動結束後,再做活動的檢討與評估,但那都是後話了。一個完美活動的誕生,首先,策展人必須認真為自己的第一個問題是:

「活動規劃要怎麼規劃,才能吸引大家參加呢?」

黃柏翰在這裡提醒在場的觀眾,策展人(發起人)辦活動的原因千千百百種,但有種原因千萬不能是一個活動誕生的最重要因素:

「千萬不要因為辦活動而辦活動」

一個好活動的誕生,發起人需要的,是一些,相信自己的活動是可以影響別人、改變世界的勇氣。許多人會辦旅遊達人、旅遊分享。但都比不上黃柏翰之前看到的一個在東引島當兵的老弟,也自己開了一個活動,為與會者分享自己在東引島的奇人軼事,還更有話題性與有趣性。

 

把活動辦好前,先確定自己辦的是「對」的活動

每個活動一開始,想法可以千奇百種,舉例分析,大家想辦的活動可能有:

  1. 體驗工作坊:或許是一群很有想法的人,喜歡設計,所以邀請大家一起創作。
  2. 世界設計論壇?:感覺是政府逼出來要辦的,有活動預算撐腰的活動,真正有興趣的人可能不多,但也不一定需要收錢,說不定就有許多民眾湧進,如兩廳院的夏日爵士派對,人潮每每擠爆兩廳院廣場,但死忠爵士樂迷:也就是兩廳院真正想要宣傳的付費爵士音樂會觀眾其實並不多。這便透漏著一件事:想好自己活動到底要不要收費,跟辦甚麼活動一樣重要。
  3. 產品交流會:產品交流會的影響力不只是媒體曝光,他也能為業者作出更有效的B2B行銷,讓大家同聚一堂,一起欣賞該公司的努力,與各式各樣,或許剛發表沒多久的產品。沒有甚麼比產品交流會更有趣的了。(延伸閱讀:品牌總監的策略思考!「概念化」是品牌成功與市場溝通的關鍵)

確定自己的活動類型後,就必須認真思考下一個問題:

「怎麼讓大家迫不及待的想參加?」

 

 

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比如街舞奧運世界盃決賽

街舞比賽,乍聽之下,「應該只有跳過舞,混過舞社的人參加吧?」這是許多人對街舞比賽的想法,覺得可能只有會跳街舞的人想參加,但這個團隊在辦活動想策略時也想到了這一點。他們作出了一個小小的改變:從活動名稱著手,把世界盃這樣的概念包裝進他們的街舞比賽之中:這也的確是個世界性比賽,他們的族群標的(Target Audience),立刻便從愛跳街舞的舞者,縱身一變成為愛台灣的廣大鄉民們,因為他們一定會到場為自己的國家加油。

成功吸引了比預期人數還要眾多的觀眾之後,接下來便是如何讓這些觀眾感到滿意,並因此吸引更廣大的觀眾:他們想到的另一個吸睛的人氣亮點:女舞部分,他們用dance at girl作為命名,並與啦啦隊結合做宣傳。或許大家不一定都對難度高的jazz、女性Hip-pop感興趣,但是對穿著清涼的辣妹卻是無人能擋的。男性觀眾:成功吸引!

除此之外,許多以正妹作為名義的活動常常會導致女性參加族群瞬間腰斬,活動實際參與人數反而沒有預期的順利。因此這個團隊也找來許多可愛的男孩,也有帥氣的舞團來吸引女性,不只確保女性觀眾不會因此流失,還能讓更多女性觀眾拉著自己的好姊妹們一同共襄盛舉。

成功達到觀眾規模之後,下一個策略也隨之展開:主辦團隊開始在人來人往的街頭做快閃表演,或是與愛的抱抱(free hug)這些具有話題性的宣傳活動就是媒體口中的巨大牛肉:媒體紛紛湧進,新聞,電視專題讓活動的聲勢又再掀一番高潮,未演先轟動便是這樣的一個意思。

藉由世界盃街舞奧運比賽這個例子,黃柏翰告訴我們:把受眾拉大,大活動也可以成功達成!

 

 

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何時舉辦? 哪裡舉辦? 

活動最害怕的,大概就是撞期跟找不到場地了。前者,大家都不想跟大活動撞期:要是一個好好地活動剛剛好在江蕙演唱會當天,可能連發起人都沒有動力參加了;而後者,有時候場地大小是否符合活動需求也是主辦單位所要面玲的重大挑戰之一:純粹三五好友的神祕慶生會,結果時間內找不到好場地最後只好在公園吹吹蠟燭了事或許戳眾許多人的學生回憶。找錯時間,跟選錯場地都是辦活動的大忌。

身為活動平台的活動通,也為大家想到了這兩個問題,所以在活動通上,有日曆可以查詢,讓大家免受撞期之苦,而活動通的一個專欄:活動通鑑中,則有活動通精選的活動場地:大致百人,小至三五好友的場地一網打盡,讓活動發起人可以將活動辦得更好。

 

 

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通古鑑今:活動演進史

動0.0

沒有網路的時代,活動大部分都是靠口碑,人與人之間口耳相傳,貼布告,甚至前一晚電話狂打,活動當天現場拉人而來。(

活動1.0:

網路的普及,讓溝通方便了許多:首先,發起人可以先做一個小官網,放上自己的素材,標記日期、時間、地點,然後下廣告,臉書瘋狂邀請,一個活動就這麼誕生了!

活動2.0 讓活動不只是活動

黃柏翰表示,自己一直很喜歡o2o2o (online 2 offline 2 online)這樣的概念:

透過線下與線上的有效串連,他們可以形成一個無限延伸的圈,並產生特別的綜效。現在,我們可以藉由網站,社群網路為活動提前暖身,並藉由前面所搭配的議題,吸引目標客群,讓真正有興趣的人報名,並在活動現場,藉由人與人的交流,重新串回線上的好友關係、或是口碑宣傳、媒體報導等等。此外,活動的回顧影片與與會者的心得,也可以成為再行銷的內容。虛實整合的影響力,可見一斑。

 

 

如果人可以用一生寫一張考卷,每個人都可以考一百分

因為人生不是是非題 而是選擇題,黃伯翰告訴我們的是,勇於做出選擇,我們就能迎人生裡的更多可能。

 

 

 

 

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:怎麼在大環境之中尋找力量?( 以香港雨傘革命為例,我同事在香港的公關公司就倒了) 

:抓對議題很重要。大選之前,有個廠商辦了一場跟服貿相關的活動,他們的活動就很成功。

:想請問高雄氣爆的人數處理(聽你們說你們贊助簡訊,讓人很感動也覺得很有效率) 

:其實我們公司也差不多十個人左右,新創公司的決策通常比較快,當時是大家想到直接贊助簡訊可以讓大家用最快的速度傳遞消息。

:想請問活動通在辦活動與活動參與者之間是扮演甚麼樣的角色? 還有請問貴公司的營利模式? 

:我們最常聽到的是:要是我們早點看到這個活動就好了。我們目前的經營方針就是增加彼此媒合的機率。營利方式而言,則是收受活動費用的手續費。我們提供免費平台給免費活動,收費活動就會酌收手續費。

 

 

(撰文/卓逸宣、圖/天地人文創,Jack Liao2016.12.21審編。網頁資料版權所有,未經許可請勿抄襲;歡迎分享轉載文章,並附上出處與網址,內容如有指正,敬請來信告知,我們將不勝感激,E-mail:service@tiandiren.tw

 

 

 

 

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