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星期二, 16 4 月, 2024

跨部門合作!選對合作模型、溝通無誤|天地人學堂

許多企業都因為選擇不當的 誇部門合作 模式而陷入執行困境。事實上,選對合作模型是跨部門合作中至關重要的一步,只有將各部門的專業能力發揮到最大,才能更有效率地完成目標,並且避免因為不當的分工而造成的溝通衝突。因此,好的跨部門合作始於選對合作模型,今天我們就來探討一下如何選擇最適合的合作模型,讓跨部門合作事半功倍。

 

跨部門合作分工模型

在跨部門合作中,要如何設計適合的合作模型,是一個值得深入探討的議題。在實際操作上,有二種常見的合作模型,包括垂直分工和水平分工。

  1. 垂直分工:
    這種分工方式將每個部門的責任範圍限定在特定的垂直層級上,以確保每個部門都能夠專注於其核心任務。例如,在新產品開發項目中,研發部門可能負責設計和測試產品,而市場部門則負責營銷和促銷。
  2. 水平分工:
    這種分工方式將責任範圍分配給所有涉及部門的人員,以便他們可以一起解決問題和制定策略。例如,在客戶服務問題中,客戶服務部門和技術支援部門可能需要共同解決問題,以便客戶得到最好的支持。

 

使用模型的優點

在跨部門合作中,分工合作是一項必不可少的工作,然而,不同部門之間往往有著不同的職責與目標,這往往會導致合作中的溝通障礙和資源浪費。透過運用適當的跨部門合作模型,可以幫助不同部門間有效地分工合作,提升下列效果:

  1. 提高效率:
    透過明確的分工和角色定位,每個部門都可以專注於自己的核心任務,從而提高效率和生產力。
  2. 優化決策:
    透過跨部門的合作和協商,可以得到更多的資訊和不同的觀點,從而幫助企業做出更好的決策和策略。
  3. 加強溝通:
    透過定期的跨部門會議和協調,可以加強部門之間的溝通和理解,從而減少摩擦和沖突,提高團隊合作的效果。

 

模型一、垂直分工模型

垂直分工是一種跨部門合作模式,它的重點是將不同的工作任務和責任垂直地分配給不同的部門或職能單位,從而實現高效的協同工作。在這種模式下,每個部門或職能單位專注於自己的核心任務,並且在整個過程中緊密合作,以實現共同的目標。

垂直分工就像是在建造大樓,每個人負責不同的工作,有的人負責打地基,有的人負責建牆,有的人負責裝修等等,每個人都有自己專門負責的一個工作領域。最後所有的工作都組合在一起,才能建造出完整的大樓。

操作方法:

  1. 明確分工:
    垂直分工的分工方式是基於不同職能部門的專業性質進行分工,每個部門都有其明確的職責範圍和工作任務。在垂直分工中,通常會依據企業組織的層級架構和職能進行分工。例如,企業可能會設立行政、財務、人力資源、市場營銷、研發等不同職能部門,每個部門負責不同的任務和目標。
  2. 建立溝通機制:
    在垂直分工中,由於各部門之間的分工比較明確,因此建立溝通機制的主要重點在於將每個部門的目標和貢獻明確化,讓其他部門知道他們在整個流程中扮演的角色,並且清楚地理解他們需要做什麼和何時需要完成。
  3. 進行協作設計:
    垂直分工的協作設計強調的是分工明確,每個部門或成員負責自己的任務,協作的目的是在每個階段將任務順利傳遞給下一個負責人。因此,在垂直分工中,協作的設計需要著重於確定各個部門或成員負責的任務範圍,並且明確界定負責任務的人員的權責範圍和工作要求。同時,需要設計好任務的交接機制和相關資訊的傳遞方式,確保任務可以無誤地傳遞下去。
  4. 定期評估和調整:
    垂直分工需要不斷地進行評估和調整,以確保每個部門或職能單位都在自己的領域內充分發揮作用,同時也要保持彼此之間的協調和協作。

 

模型二、水平分工模型

水平分工是一種跨部門合作模式,它的重點是將相關的工作任務和責任水平地分配給不同的部門或職能單位,從而實現高效的協同工作。在這種模式下,不同部門或職能單位之間的分工並不是垂直的,而是在同一層次上進行的。水平分工就像是在做拼圖,每個人手上都拿著一塊拼圖,大家各自完成自己的拼圖後再把拼圖組合在一起,最後就能看到完整的圖案。每個人負責的工作是一樣的,只是在不同的部分。

操作方法:

  1. 明確分工:
    水平分工的分工方式主要是基於專業技能或工作領域的不同,將工作分配給擁有相同技能或領域的人員來負責。具體而言,可以按照工作類型或工作階段進行分工,每個部門或團隊專注於自己的工作範疇,並確保在整個項目或流程中完成自己的任務。此外,水準分工也可以基於不同的產品線或服務類型進行分工,以確保專業技能能夠得到充分發揮。
  2. 建立溝通機制:
    在水平分工中,由於各部門之間的分工相對較為模糊,因此需要建立更多的溝通機制,以確保項目能夠順利進行。例如,可以建立定期會議或工作坊,邀請各部門代表參加,共同討論和解決問題。此外,建立一個共用數據庫或協作平臺也是一個不錯的選擇,以便部門之間更快速、更方便地共用資訊和檔。
  3. 協作設計:
    水平分工的協作設計則更著重於跨部門之間的溝通和協調。由於水平分工的工作內容較為複雜,需要不同部門之間進行密切的合作和溝通,才能保證工作的順利進行。因此,水平分工中的協作設計需要著重於構建良好的溝通機制,確定溝通的方式、時間和頻率,建立協作的平臺和流程,使不同部門之間能夠高效地協作,解決問題並推進項目進展。同時,還需要制定共同目標和計劃,確保各部門間的工作方向一致,協作愈加順暢。
  4. 定期評估和調整:
    水平分工需要不斷地進行評估和調整,以確保每個部門都在自己的領域充分發揮作用,同時也要保持彼此之間的協調和協作。

 

如何選擇模型

垂直分工通常用於大型企業內部,尤其是生產型企業,例如汽車製造商。在這種情況下,由於生產線上的工作非常專門化,因此每個人都需要擁有特定的技能和知識。例如,在製造汽車時,有一個組裝線,每個人都負責一個特定的工作,例如安裝輪胎或安裝引擎。每個人都專注於自己的工作,並與其他人分開工作,以確保工作的高效率和品質。

水平分工則通常用於服務型企業,例如軟體開發公司。在這種情況下,團隊成員通常都是高度專業化的,擁有各自獨特的技能和知識,他們需要在項目中緊密合作。例如,在軟體開發中,一個團隊可能由設計師、工程師、測試人員等組成,他們需要共同開發一個產品或應用程式。每個人都需要將自己的工作整合到整個項目中,與其他人共同協作,以確保產品的品質和進度。

 

有模型還會有跨部門衝突嗎?

即使在使用了模型後,仍然可能會發生溝通衝突。模型可以幫助企業或組織更好地規劃和管理跨部門合作,但溝通衝突是一個復雜的問題,通常涉及到不同的文化、價值觀和利益衝突等因素。如果在使用了模型後仍然發生衝突,建議以下方法可能有所幫助:

  1. 開放性溝通:
    確保所有相關方都可以自由表達自己的看法和意見,而不是隱瞞或忽略。這需要建立一個開放、尊重和信任的文化氛圍,並且鼓勵所有人積極參與和貢獻。
  2. 訊息有效傳遞:
    確保所有相關方都有相同的知識和資訊,以避免混亂和不必要的錯誤。這可以通過建立知識庫、分享最佳實踐、定期經驗交流等方式來實現。
  3. 透明度和責任制:
    建立透明度和責任制,確保每個人都知道他們的責任和貢獻,並且在整個過程中維持透明度。這可以通過建立清晰的任務和目標、確定度量指標和責任分工等方式來實現。

天地人規劃出「為何沒有人幫忙? 跨部門溝通與衝突協調 實戰技巧班」,邀請現任教育學院院長。

此課程將帶領學員瞭解跨部門溝通的三大關鍵,包含:
(1)有效劃分組織分工架構,明訂各部門職能分派,降低部門間溝通差異
(2)從零到一學會工作標準程序PDCA與跨部門檢核模式
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